PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM MEDIS (PENGAWASAN)

 PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM MEDIS (PENGAWASAN)

MAKALAH

 

 UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Yang diampu oleh Ibu Fita Rusdian Ikawati,SE,MM

 

 

 

 

 

 

 

 Disusun Oleh :

 

 

Christina Dila Amiranda	205006	Denny Dharma Putra	205051
Novia Rizka Amalia	205023	Tiara Nuraida Rismi	205077
Putri Fitri Asari	205025	Sitnaisyah Sumarto	2050**
Syarifah Aini	205034	Anisa Endah	205085
Afra Timura Indah Rista	205042	Fiqih Al Badru	205118

 

 

 

 

 

INSTITUT TEKNOLOGI SAINS DAN KESEHATAN RS dr. SOEPRAOEN PRODI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
SEPTEMBER 2021

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat kehadirat Allah SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang. Yang telah memberikan kami rahmat dan hidayahnya berupa petunjuknya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas mata kuliah Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis mengenai makalah ilmiah tentang “Pengawasan”. Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

Terlepas dari itu semua kami menyadari bahwasannya masih banyak kekurangan yang ada dalam makalah ini. Baik dari susunan kalimat atau bahasanya. Oleh karena itu kami menerima kritik dan saran yang bersifat membangun agar nanti untuk kedepannya bisa memperbaiki makalah ini dengan baik.

Akhir kata semoga tugas mata kuliah manajemen rekam medis mengenai makalah tentang “Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis - Pengawasan” ini bisa bermanfaat dan bisa menginspirasi bagi para pembacanya.

 

 

     Malang, September 2021

 

 

Penulis

ABSTRAK

Perencanaan dan pengawasan adalah 2 fungsi manajemen yang terpisah namun keduanya saling terkait. Perencanaan adalah suatu proses penentuan tentang berbagai tindakan yang akan dilakukan di kemudian hari guna mencapai atau merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengawasan adalah suatu proses membandingkan antara hasil yang telah dilaksanakan dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya untuk menemukan penyimpangan yang terjadi kemudian dilakukan langkah perbaikan yang dibutuhkan. Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standart kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan.

 

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................  i

KATA PENGANTAR ..............................................................................................  ii

ABSTRAK ................................................................................................................  iii

DAFTAR ISI ............................................................................................................  iv

BAB I PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang ........................................................................................  1

1.2  Rumusan Masalah ...................................................................................  2

1.3  Tujuan .....................................................................................................  2

BAB II KAJIAN PUSTAKA

2.1 Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis ...................................................  3

2.2 Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis Bagian Pengawasan ..................  4  

2.3 Penerapan Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis .................................  5

2.4 Penerapan Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis Bagian Pengawasan . 6

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan .............................................................................................  9

3.2 Saran .......................................................................................................  10

DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................  11

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1    LATAR BELAKANG

Rekam medis merupakan berkas yang berisikan tentang identitas dan pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Unit Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam fasilitas pelayanan kesehatan bertanggung jawab dalam membuat dan memelihara rekam medis pasien. Oleh karena itu diperlukan manajemen yang baik untuk mengelola unit rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan. Manajemen Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan merupakan kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis baik secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit,  praktik dokter, klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan lainnya yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman (Permenkes No.55 tahun 2013).

Pembangunan kesehatan merupakan bagian yang penting dalam  pembangunan kesehatan di indonesia. Tujuan diselenggarakan pembangunan kesehatan adalah agar tercapainya derajat kesehatatan masyarakat yang optimal. Kesehatan merupakan kebutuhan individu yang harus dipenuhi karena sehat mendapat meningkatkan produktifitas seseorang. Sistem pelaporan merupakan upaya pemerintah dalam mengumpulkan, mengelola dan menyajikan data rumah sakit dan puskesmas yang ada di daerahnya, baik dalam bentuk laporan ke dinas kesehatan provinsi maupun dalam bentuk pemetaan data sebagai dasar pengambilan keputusan dalam memantau kesehatan masyarakat. Dalam pelaksanaannya, terdapat beberapa permasalahan pada sistem manajemen pelaporan yang diterapkan saat ini yaitu antara lain teknis pengumpulan data penyelenggaraan seluruh rumah sakit dan puskesmas yang tersebar di seluruh Indonesia, mengingat jumlah rumah sakit dan puskesmas yang sangat banyak serta lokasinya yang tersebar di seluruh Indonesia.

1.2    RUMUSAN MASALAH

1.2.1        Apa Pengertian Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis?

1.2.2        Apa Pengertian Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis khususnya bagian Pengawasan?

1.2.3        Bagaimana Penerapan Unit Kerja Rekam Medis?

1.2.4        Bagaimana Penerapan Unit Kerja Rekam Medis khususnya bagian Pengawasan?

1.3    TUJUAN

1.3.1        Mengetahui dan memahami Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis.

1.3.2        Mengetahui dan memahami Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis khusunya bagian Pengawasan.

1.3.3        Mengetahui dan memahami Penerapan Unit Kerja Rekam Medis.

1.3.4        Mengetahui dan memahami Penerapan Unit Kerja Rekam Medis khusunya bagian Pengawasan.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 PERENCANAAN UNIT REKAM MEDIS

Sebelum kita mengetahui tentang Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis, baiknya kita mengetahui pengertian dari masing-masing sub. Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis terdiri dari dua pengertian yaitu: Pengertian dan Penerapan.

Manajemen Menurut John R Schermerhorn Jr dalam bukunya Management, manajemen adalah proses yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya yang dimiliki, baik manusiadan material untuk mencapai tujuan (Nursam:2017). Perencanaan adalah sebuah proses dalam menentukan tujuan organisasi dan juga menyajikannya secara lebih jelas dengan berbagai strategi, taktik, dan operasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama organisasi secara keseluruhan. Menurut undang-undang Republik Indonesia No 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, pengertian Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,rawat jalan, dan gawat darurat. Berbagai jenis tenaga kesehatan dengan perangkat keilmuan yang beragam, berinteraksi satu dengan yang lain. Ilmu pengetahuan dan teknologi kedokteran yang berkembang sangat pesat yang perlu diikuti oleh tenaga kesehatan dalam rangka pemberian pelayananan yang bermutu standar, membuat semakin kompleknya permasalahan rumah sakit.

Menurut Hasibuan, 2009 Dalam menentukan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia untuk mengisi jabatan di unit kerja rekam medis diperlukan perencanaan sumber daya Perencanaan sumber daya adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan.

Menurut buku bahan ajar Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Edisi Tahun 2018 adalah Unit rekam medis dan informasi kesehatan merupakan sebuah organisasi di fasilitas pelayanan kesehatan. Organisasi adalah berkumpulnya dua orang atau lebih yang satu sama lain saling berhubungan, bekerjasama dan saling mendukung untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati dan ditetapkan oleh pimpinan. Manajemen pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan berupa kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis, menyajikan informasi kesehatan di Fasilitas kesehatan serta menjaga rekaman (Permenkes, 2013)

Rumah sakit sebagai pusat layanan kesehatan harus dapat memberikan pelayanan yang baik serta harus meminimalkan setiap kesalahan, baik layanan administrasi maupun layanan medisnya. Rekam medik sangat penting selain untuk diagnosis, pengobatan juga untuk evaluasi pelayanan kesehatan, peningkatan efisiensi kerja melalui penurunan mortilitas serta perawatan penderita yang lebih sempurna. Rekam medik harus berisi informasi lengkap perihal proses pelayanan medis di masa lalu, masa kini dan perkiraan terjadi di masa yang akan datang. Sistem rekam medis yang ada saat ini memerlukan buku dan alat tulis yang dilakukan secara manual sehingga kurang optimal dan membutuhkan waktu yang relatif lama dalam penanganan pasiennya.

2.2 PERENCANAAN UNIT REKAM MEDIS BAGIAN PENGAWASAN

Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standart kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan (Volume VII Nomor 3, Agustus 2017)

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (2001) dijelaskan bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan

yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Indikator mutu rekam medis termasuk dalam salah satu standar penilaian akreditasi rumah sakit. Unit rekam medis merupakan salah satu unit yang vital dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit. Unit rekam medis tidak hanya melakukan pengolahan rekam medis saja melainkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan adalah 4 hal penting yang harus selalu diperhatikan di dalam manajemen pelayanan rekam medis. Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya (Sondang, 2006).

Perencanaan bermanfaat agar semua kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan menjadi lebih pasti, sehingga kegiatan menjadi lebih terarah. Tanpa kegiatan yang jelas dan terarah maka sulit mencapai tujuan yang dtitetapkan dalam rencana. Dengan demikian, pemborosan waktu dan sumber daya dapat dihindari sekecil mungkin karena rencana telah dapat digunakan oleh tiap-tiap manajer guna mengambil keputusan operasional sehari-hari.

2.3 PENERAPAN PERENCANAAN UNIT REKAM MEDIS

Menurut Sanggamele (dalam Jurnal KESMAS. 07(04). 2018) Pengelolaan Rekam Medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya mencapai tujuan rumah sakit, yaitu peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Menurut Menurut WHO (2006) (dalam Sanggamele Jurnal KESMAS. 07(04).  2018),  rekam  medis  merupakan  bagian  yang  penting untuk pasien, sekarang dan masa yang akan datang dalam pelayanan kesehatan. Selain itu rekam medis juga digunakan dalam

pengelolaan dan perencanaan fasilitas dan layanan dari pelayanan kesehatan, penelitian medis, dan membuat statistik pelayanan kesehatan.

Menurut (Siregar, 2004) (dalam Sanggamele Jurnal KESMAS. 07(04). 2018) pengelolaan rekam medis untuk menunjang  mutu  pelayanan  bagi  rumah sakit,  pengelolaan  rekam  medis  harus efektif dan efisien. Rekam medis itu harus secara akurat di dokumentasikan, segera tersedia, dapat digunakan, mudah di telusuri kembali (retrieving), dan lengkap informasi.

Menurut (dalam Sanggamele Jurnal KESMAS. 07(04). 2018) pelaksanaan pengelolaan rekam medis, perlu didukung dengan adanya pelatihan dikarenakan pelatihan  rekam medis penting untuk petugas  rekam medis guna menambah wawasan dan kinerja petugas.

Dengan adanya perencanaan maka akan memberikan sesuatu kepastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang. Salah satu tujuan perencanaan adalah melihat bahwa program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan pada waktu yang akan datang, yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.

2.4 PENERAPAN PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM MEDIS 

      BAGIAN PENGAWASAN

Menurut (Sudra, 2014) Sistem rekam medis yaitu tata cara pengumpulan data rekam medis, penyimpanana, pengelolaan, dan penyampaian laporan informasi hasil pelayanan pasien yang digunakan untuk berbagai keperluan pelayanan klinis, kesehatan masyarakat dan manajemen.  Sedangkan  sistem  pelayanan  rekam medis merupakan  suatu sistem yang  mengorganisasikan  formulir,  catatan  dan  laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi

yang  dibutuhkan  manajemen  klinis  dan  administrasi  guna  memudahkan pengelolaan dalam melayani pasien yang memandang sebagai manusia seutuhnya, sehingga semua hasil pelayanan kepada pasien dapat dinilai  dan dilihat pada formulir-formulir dalam rekam  medis (Amelia.2019).

Menurut Yunika Murdayanti perencanaan merupakan tindakan yang dibuat berdasarkan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang akan dilakukan di masa mendatang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Perencanaan dan pengawasan adalah 2 fungsi manajemen yang terpisah namun keduanya saling terkait. Perencanaan adalah suatu proses penentuan tentang berbagai tindakan yang akan dilakukan di kemudian hari guna mencapai atau merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengawasan adalah suatu proses membandingkan antara hasil yang telah dilaksanakan dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya untuk menemukan penyimpangan yang terjadi kemudian dilakukan langkah perbaikan yang dibutuhkan. Oleh karena itu, perencanaan dan pengawasan adalah fungsi yang tidak terpisahkan karena pengawasan dibutuhkan untuk mengurangi penyimpangan antara rencana dan 3 realisasi dan pengawasan harus bisa dilakukan secara utuh agar rencana tetap sesuai dengan tujuannya.

Tujuan dan Manfaat Perencanaan Menurut Malayu S.P Hasibuan mengemukakan bahwa tujuan dari perencanaan antara lain adalah:

1.      Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

2.      Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

3.      Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.

4.      Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

5.      Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

6.      Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

7.      Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.

9.      Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.

Menurut Agustin Rintasari Simarmata Perencanaan bermanfaat agar semua kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan menjadi lebih pasti, sehingga kegiatan menjadi lebih terarah. Tanpa kegiatan yang jelas dan terarah maka sulit mencapai tujuan yang dtitetapkan dalam rencana. Dengan demikian, pemborosan waktu dan sumber daya dapat dihindari sekecil mungkin karena rencana telah dapat digunakan oleh tiap-tiap manajer guna mengambil keputusan operasional sehari-hari

BAB III

PENUTUP

 

3.1 KESIMPULAN

                   Unit kerja rekam medis diperlukan perencanaan sumber daya Perencanaan sumber daya adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Manajemen pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan berupa kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis, menyajikan informasi kesehatan di Fasilitas kesehatan serta menjaga rekaman.

Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standart kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan.

Pelaksanaan pengelolaan rekam medis, perlu didukung dengan adanya pelatihan dikarenakan pelatihan  rekam medis penting untuk petugas  rekam medis guna menambah wawasan dan kinerja petugas. Salah satu tujuan perencanaan adalah melihat bahwa program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan pada waktu yang akan datang, yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.

Perencanaan dan pengawasan adalah 2 fungsi manajemen yang terpisah namun keduanya saling terkait. Perencanaan adalah suatu proses penentuan tentang berbagai tindakan yang akan dilakukan di kemudian hari guna mencapai atau merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengawasan adalah suatu proses membandingkan antara hasil yang telah dilaksanakan dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya untuk menemukan penyimpangan yang terjadi kemudian dilakukan langkah perbaikan yang dibutuhkan.

 

3.2 SARAN

Dari penjelasan makalah diatas pemakalah berharap agar pembaca bisa memahami dan mengetahui yang nantinya bisa dijadikan sebagai pedoman atau acuan dalam pembelajaran dan juga bisa diterapkan dalam kegiatan belajar mengajar serta dalam kehidupan bermasyarakat. Dan semoga para pembaca juga bisa menerima inovasi-inovasi baru dengan tangan terbuka.

DAFTAR PUSTAKA

Asmara, Rini. 2016. Sistem Informasi Pengolahan Data Penanggulangan Bencana Pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten Padang Pariaman. Jurnal J-Click, 03(02).

Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. 2017. Manajemen Informasi Kesehatan II: Sistem dan Subsistem Pelayanan RMIK. Jakarta:Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.

Melani, Amelia Dwi. 2018. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Dan Subsistem Rekam Medis Di Klinik Pratama Hidayah Baki. Surakarta:Universitas Duta Bangsa.

Sanggamele, Cinkwancu. Dkk. 2018. Analisis Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Pancaran Kasih Manado. Jurnal KESMAS, 07(04). Manajemen Pengawasan (Controling) berdasarkan standard operating procedure (SOP) unit rekam medis pada tempat pendaftaran pasien (TPP) di RSIMuhammadiyah Ponorogo Volume VII Nomor 3, Agustus 2017

Nursam, Nasrullah. 2017. Manajemen Kinerja. Journal Of Islamic Education Management, 02(02).